Электронные архивы и документооборот

С развитием предприятия увеличивается объем бумаг и усложняется документооборот. Неудобно, да и невозможно работать с бумажным делопроизводством, если в нем ежедневно участвует метровая кипа бумаг. ЭлектроОфис помогает:

• уйти от избыточного накопления бумажных носителей;
• создать корпоративный информационный ресурс с удаленным доступом;
• использовать мгновенный поиск по всему содержимому.

Площадка поддерживает защиту электронных документов и конфиденциальной информации от несанкционированного доступа с помощью шифрования и разграничения прав на просмотр и действия.

Созданы:

• раздел хранения справочного материала;
• форум для обсуждения вопросов с возможностью отправки текстовых и мультимедийных материалов.

Движение документов по предварительно настроенным рабочим процессам. Структура ресурса учитывает иерархию подразделений предприятия. Потери документов и необоснованное превышение времени обработки сводятся к нулю посредством функции автоматического контроля сроков исполнения.

Существует пять стадий консультации.

• «Не назначена». Исполнитель и рецензент предварительно выбраны, но не оповещены. Уведомление придет в начале обработки заявления.
• «Активна». Сотрудник фонда получил распоряжение и консультирует.
• «Завершена». Одобрение или отклонение обращения рецензентом.
• «Проверена». Итоги работы оценены экспертом, материал готов к одобрению главой центра.
• Конечный статус — «Утверждение».

Сотрудники фонда получают задачи в Outlook. В обращении заполняются: «Исполнитель», «Срок выполнения», «Рецензент», «Срок проверки». Поручение дается в двух экземплярах: исполнителю и рецензенту. Предусмотрена возможность корректировки, добавления новых файлов, замены исполнителей в течении цикла консультации (например, при совместном проекте).

Отдел приема корреспонденции уведомляет предпринимателя об одобрении или отклонении обращения с обязательным указанием причины. Входящая и исходящая переписка, приложенные документы сохраняются в защищенной от несанкционированного доступа библиотеке.